反社チェックをする時の注意点

近年、企業は反社会的勢力との関わりを断ち、コンプライアンスを遵守することが強く求められています。そのため、新規取引先や既存取引先との取引開始前、または定期的に「反社チェック」を実施することが重要です。

しかし、反社チェックは簡単ではありません。誤った方法で実施すると、企業が思わぬリスクに晒される可能性もあります。そこで、この記事では、反社チェックをする時の注意点を詳しく解説します。

1. 反社チェックの目的を明確にする

反社チェックを実施する前に、まず目的を明確にする必要があります。反社チェックの目的は、以下の2つに分類されます。

自社の利益を守るためには、反社会的勢力との取引によって発生する金銭的な損失や、企業イメージの悪化を防ぐことが目的となります。一方、社会的な責任を果たすためには、反社会的勢力の活動を助長しないという倫理的な観点から、反社チェックを実施する必要があります。

目的を明確にすることで、必要な調査項目や調査方法を効率的に検討することができます。

2. 適切な調査方法を選択する

反社チェックには、様々な調査方法があります。代表的な調査方法とその注意点は以下の通りです。

反社関係者の情報が登録されたデータベースを利用することで、効率的に調査を行うことができます。しかし、データベースの情報が常に最新とは限らないため、他の調査方法と併用することが重要です。

登記簿謄本や定款などの書類を確認することで、役員や株主の情報を得ることができます。しかし、書類の内容が虚偽である可能性もあるため、他の調査方法と併用することが重要です。

実際に取引先の事務所や関係先を訪問することで、反社会的勢力の活動拠点かどうかを確認することができます。しかし、現地調査は時間と費用がかかるため、効率的な調査方法を検討する必要があります。

取引先の従業員や関係者から聞き取り調査を行うことで、反社会的勢力との関わりに関する情報を得ることができます。しかし、聞き取り調査は回答者の記憶や主観に左右されるため、他の調査方法と併用することが重要です。

3. 情報の取り扱いには注意する

反社チェックで収集した情報は、個人情報や機密情報が含まれる可能性があります。そのため、情報の取り扱いには十分注意する必要があります。具体的には、以下の点に注意が必要です。

情報漏洩によって、企業が損害賠償責任を負う可能性もあります。

4. 専門家の意見を参考にする

反社チェックは、法律や社会情勢に関する専門知識が必要となります。そのため、必要に応じて弁護士やコンサルタントなどの専門家の意見を参考にすることが重要です。専門家は、以下のようなアドバイスを提供することができます。

5. 定期的に実施する

反社チェックは、一度実施すれば終わりではありません。反社会的勢力は常に活動形態を変えており、新たな手口で企業に近づいてくる可能性があります。そのため、定期的に反社チェックを実施し、常に最新の情報を確認することが重要です。

6. 記録を残す

反社チェックを実施した際には、調査内容や結果を記録に残しておくことが重要です。記録を残すことで、以下のメリットがあります。

7. 過剰な調査は避ける

反社チェックは必要不可欠ですが、過剰な調査は企業のイメージを悪化させたり、取引先との関係を損なったりする可能性があります。必要最低限の範囲で調査を行うことが重要です。

8. 人権を尊重する

反社チェックは、人権を尊重して実施する必要があります。調査対象者の人権を侵害するような行為は避けることが重要です。

9. 相談窓口を設ける

従業員が反社会的勢力に関する情報を見聞きした際に、気軽に相談できる窓口を設けることが重要です。相談窓口を設けることで、企業は早期に問題を察知し、対応することができます。

10. 社内教育を行う

反社チェックの重要性や実施方法について、従業員に理解してもらうために、社内教育を行うことが重要です。社内教育を行うことで、従業員一人ひとりが反社チェックの重要